Knowledge Management System (KMS)/Sistem Manajemen Pengetahuan adalah salah satu jenis sistem TI yang menyimpan dan mengambil pengetahuan untuk meningkatkan pemahaman, kolaborasi, dan penyelarasan proses. Sistem manajemen pengetahuan dapat ada di dalam organisasi atau tim, tetapi juga dapat digunakan untuk memusatkan basis pengetahuan Anda kepada pengguna atau pelanggan Anda.
Mengakuisisi data, memproses data menjadi informasi, menggunakan dan mengkomunikasikan informasi dengan cara yang paling efektif, dan menghapus informasi pada waktu yang tepat disebut manajemen pengetahuan (knowledge management).
Komponen Knowledge Management System
Terdapat tiga faktor utama dalam knowledge management, yaitu people, process, dan technology.
People
People merupakan orang-orang yang mempunyai pengetahuan, mengelola sistem tersebut, serta berkomitmen pada proses yang melibatkan pengetahuan untuk organisasi. Aktivitas berbagi membuat penyebaran pengetahuan bisa dibangun.
Process
Process memastikan implementasi dari knowledge management berjalan dengan semestinya dengan cara menyelaraskan prinsip, strategi, praktik, dan proses.
Technology
Technology adalah media knowledge management system yang memerlukan orang berkompeten untuk mengurusnya. Dalam proses implementasi diperlukan beragam alat untuk memfasilitasi komunikasi, konten manajemen, serta kolaborasi.
Hal tersebut bertujuan untuk mendukung knowledge capture, dissemination, sharing, dan application. Teknologi berperan sebagai peran pendukung yang mendorong people melakukan tugasnya.
Manfaat Knowledge Management System
Perusahaan perlu mempunyai pengetahuan yang mumpuni agar bisnisnya tetap berkembang dan tidak terlindas zaman. Selain itu, pengetahuan tersebut juga digunakan untuk menghadapi segala tantangan yang mungkin akan dihadapi. Manfaat spesifik dari knowledge management system adalah sebagai berikut.
Menghemat Biaya dan Waktu
Dengan sumber pengetahuan yang ada, perusahaan bisa dengan mudah menggunakannya untuk konteks lain. Dengan begitu, biaya dan waktu tidak akan keluar banyak.
Menambah Aset Pengetahuan
Karyawan bisa memanfaatkan sumber pengetahuan dengan mudah. Dampaknya yaitu pemanfaatan pengetahuan meningkat, kemudian kompetensi akan berkembang.
Perusahaan Lebih Mudah Beradaptasi
Jika lingkungan bisnis mengalami perubahan, maka perusahaan akan lebih siap menghadapinya dengan cara beradaptasi dengan baik. Hal tersebut karena perusahaan sudah memiliki ilmunya.
Meningkatkan Produktivitas
Pengetahuan bisa digunakan ulang dalam membuat produk yang sedang dikembangkan, sehingga akan terjadi peningkatan produktivitas.
Siklus KMS
Terdapat beberapa pendekatan dan versi siklus knowledge management berdasarkan penelitinya. Berikut ini siklus knowledge management dalam penelitian “Bridging Knowledge Management Life Cycle Theory and Practice” oleh Max Evans bersama Natasha Ali.
Identifikasi
Tahap identifikasi mencari aset pengetahuan, bisa dalam bentuk dokumen secara fisik maupun elektronik dalam sebuah organisasi. Untuk menemukan dasar utama pengetahuan, bukti implisit atau eksplisit dicari tahu lewat brainstorming dan analisis bersama.
Analisis dan asesmen aset dilakukan dengan cara yang berkualitas dan relevan berdasarkan aturan yang berlaku.
Pembuatan (Create)
Data serta informasi dalam aset pengetahuan di tahap sebelumnya diolah menjadi pengetahuan baru. Pembaruan pengetahuan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan yang kurang. Ada beberapa cara yang bisa dilakukan perusahaan untuk membuat pengetahuan baru.
Contohnya yaitu analisis alur kerja dan informasi, pemetaan proses, dan pembuatan prototipe. Pembuatan aset pengetahuan ini mengikuti panduan yang sama seperti analisis dan asesmen tahap identifikasi.
Penyimpanan (Store)
Jika sebuah pengetahuan dianggap berharga, maka akan disimpan dalam organisasi sebagai komponen yang aktif. Aset pengetahuan disimpan dengan terstruktur sehingga bisa diambil dan dibagi secara bertanggung jawab oleh pengurus organisasi.
Satu hal yang perlu diingat dalam tahap ini adalah pengetahuan tidak boleh bocor dan diketahui oleh kompetitor.
Pembagian (Share)
Dari tempat penyimpanan, aset pengetahuan dibagikan dan disosialisasikan. Proses ini harus diperhatikan agar semua karyawan dapat memahami pengetahuan dengan baik. Penting untuk menggunakan media yang tepat untuk menyalurkan pengetahuan.
Perusahaan yang sudah berpengalaman akan memiliki saluran komunikasi yang lebih efisien dan efektif. Hal tersebut dapat mempercepat waktu penyebarluasan pengetahuan. Tahap ini bisa dikatakan sebagai penghubung aliran pengetahuan dari hulu ke hilir.
Penggunaan (Use)
Pengetahuan yang sudah dibagi dapat digunakan untuk membuat keputusan, memecahkan masalah, mengembangkan pemikiran yang inovatif, dan meningkatkan efisiensi pekerjaan di sebuah organisasi. Di tahap ini mungkin diperlukan bantuan ahli agar penerapan ilmu bisa dilakukan dengan efisien.
Pembelajaran (Learn)
Aset pengetahuan juga bisa menjadi dasar membuat pengetahuan baru lainnya untuk menyempurnakan yang sudah ada. Penggunaan pengetahuan dalam rangka pemahaman kontekstual akan dianggap sebagai pengalaman berharga oleh karyawan.
Ada beberapa tindakan dalam tahap ini, yaitu menghubungkan, mengintegrasikan, menggabungkan, serta menginternalisasikan pengetahuan.
Jika sebuah aset pengetahuan bermanfaat, maka akan diteruskan ke tahap selanjutnya, yaitu peningkatan penyempurnaan. Namun, jika manfaat dari aset pengetahuan kurang lengkap, maka siklus diulang dari tahap awal.
Improvisasi (Improve)
Aset pengetahuan kembali disimpan atau bisa juga direferensikan. Hal tersebut dilakukan agar nilainya bermanfaat untuk masa mendatang. Peningkatan ini mencakup pengarsipan untuk tetap digunakan atau transfer untuk digunakan lebih lanjut.
Piramida Kognitif KMS
Piramida kognitif knowledge management system mengilustrasikan bagaimana informasi bisa diolah menjadi sebuah pengetahuan, kemudian dijadikan dasar untuk memutuskan sesuatu.
Data
Data merupakan elemen yang paling dasar karena sama sekali belum diproses. Elemen mentah ini belum bisa digunakan. Contohnya yaitu kata, angka, tabel, kode, dan basis data.
Informasi
Informasi adalah hasil dari data yang diproses, sehingga sudah memiliki makna. Contohnya yaitu ide, gagasan, konsep, dan pertanyaan.
Pengetahuan
Pengetahuan merupakan informasi yang dikumpulkan untuk diorganisir, kemudian dipahami. Contoh pengetahuan yaitu teori, fakta, dan kerangka kerja.
Kebijakan
Kebijakan yaitu penerapan pengetahuan yang digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.
Model KMS
Menurut Hirakata Takeuchi dan Ikujiro Nonaka, dua peneliti berkebangsaan Jepang, pengetahuan memiliki karakter yang dinamis serta bisa berubah bentuk dari explicit menjadi tacit, dan sebaliknya. Mereka membuat model penciptaan pengetahuan yang memudahkan organisasi untuk memprosesnya.
Model knowledge management system atau model dimensi milik mereka dinamakan Model Dimensi Pengetahuan SECI (Socialization, Externalization, Combination, Internalization).
Socialization
Socialization terbentuk akibat kegiatan berbagi pengetahuan yang dilakukan secara langsung. Hal ini menjadi transfer pengetahuan antara individu yang satu dengan yang lain secara tacit (dipahami, tetapi belum disadari).
Externalization
Externalization merupakan perubahan bentuk dari tacit ke explicit. Dengan ini, pengetahuan ini disebarluaskan lewat berbagai media dan saluran, sehingga lebih mudah dipahami oleh orang lain.
Combination
Combination merupakan kegiatan mengumpulkan pengetahuan explicit ke satu media agar lebih sistematis. Hal ini dilakukan melalui penambahan pengetahuan yang
Internalization
Internalization adalah perubahan dari bentuk explicit ke bentuk tacit kembali. Contohnya yaitu proses belajar, lalu membentuk pengetahuan baru di dalam diri seseorang.[3]
Peran Sistem Manajemen Pengetahuan Dalam Bisnis
Manajemen pengetahuan dan sistem kolaborasi termasuk yang tercepat area yang berkembang dari investasi perangkat lunak perusahaan dan pemerintah. dekade terakhir telah menunjukkan pertumbuhan eksplosif dalam penelitian tentang pengetahuan dan manajemen pengetahuan di bidang ekonomi, manajemen, dan bidang sistem informasi. Manajemen pengetahuan dan kolaborasi terkait erat. Pengetahuan yang tidak dapat dikomunikasikan dan dibagikan dengan orang lain hampir tidak berguna. Pengetahuan menjadi berguna dan dapat ditindaklanjuti ketika dibagikan ke seluruh perusahaan. Manajemen pengetahuan telah menjadi tema penting di banyak bisnis besar. perusahaan sebagai manajer menyadari bahwa banyak dari nilai perusahaan mereka tergantung pada kemampuan perusahaan untuk menciptakan dan mengelola pengetahuan. Studi telah menemukan bahwa substansi bagian penting dari nilai pasar saham perusahaan terkait dengan aset tidak berwujudnya, di antaranya: pengetahuan adalah salah satu komponen penting, bersama dengan merek, reputasi, dan proses bisnis yang unik. Proyek berbasis pengetahuan yang dijalankan dengan baik telah diketahui menghasilkan pengembalian investasi yang luar biasa, meskipun dampak dari investasi berbasis pengetahuan sulit diukur.